BAB I
PENDAHULUAN
Humas atau yang lebih sering kita dengar dengan sebutan public relation, mempunyai peranan yang penting dalam sebuah lembaga atau suatu instansi. Keberadaan public relation dalam sebuah lembaga atau instansi dapat menjadi jembatan penghubung antara lembaga tersebut dengan publiknya. Pada dasarnya tujuan public relation adalah untuk menciptakan, memelihara dan membina hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak yakni lembaga dengan publiknya. Public relation berperan dalam penjelasan atau pembelaan terhadap pandangan yang kurang baik dari publiknya terhadap lembaga tersebut, dengan cara menyajikan berbagai data, fakta dan informasi yang sebenarnya. Sedangkan pengertian PR menurut Institute of Public Relation, adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antar suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.
Peran PR yang sentral itulah yang menyebabkan setiap lembaga atau institusi secara tidak langsung diwajibkan memiliki paling tidak seorang atau divisi khusus untuk PR. Tidak terkecuali lambaga non profit, yang dalam makalah ini akan dibahas adalah perpustakaan.
A. Mengapa Perpustakaan Membutuhkan PR
Aktivitas public relations di perpustakaan sebagai organisasi nirlaba, bisa dikategorikan sebagai aktivitas public relations pada sektor jasa, oleh karena itu ada beberapa alasan mengapa perpustakaan membutuhkan PR. Karena penawarannya tidak nyata, maka perlu membuktikan manfaatnya. PR harus bisa meyakinkan publik bahwa perpustakaan itu sangat besar manfaatnya bagi dunia keberaksaraan (literasi) saat ini. Masyarakat yang kurang perhatian terhadap informasi dengan segala bentuk dan sifatnya, maka ia akan menjadi manusia-manusia yang tertinggal. Kemudian kreativitas sangatlah penting. Kreativitas dalam hal ini menyangkut program kerja Public Relations dalam berbagai dimensinya. Untuk organisasi perpustakaan yang bernuansa jasa, maka proses kreatif harus memiliki unsur-unsur tambahan. PR yang kreatif akan menciptakan promosi yang efektif dan tentu saja berimbas pada perkembangan kemajuan perpustakaan itu sendiri.
B. Jenis Perpustakaan
Perpustakaan yang akan dibahas dalam makalah ini adalah Perpustakaan Umum Kotamadya Jakarta Pusat. Perpustakaan yang tergolong perpustakaan umum ini telah memenuhi persyaratan sebagai perpustakaan umum seperti fasilitas, SDM, koleksi dan pelayanan yang tergolong cukup memadai.
C. Gambaran Umum Perpustakaan Umum Kotamadya Jakarta Pusat
Perpustakaan yang telah berdiri sejak 1978 ini bertempat di Tanah Abang I Kebon Jahe, Jakarta Pusat, DKI Jakarta. Alasan terbentuknya Kantor Perpustakaan Umum Kotamadya Jakarta Pusat dilatarbelakangi oleh hal hal sebagai berikut. Sebelum tahun 1968, telah diselenggarakan Perpustakaan desa, Perpustakaan sekolah dan banyak taman bacaan di tingkat RW. Dianggap penting adanya perpustakaan umum untuk melayani masyarakat ibukota, diadakan kerja sama antar pemerintah daerah DKI Jakarta dengan Departemen P&K (waktu itu) melalui proyek pengembangan Perpustakaan umum Departeman P&K pada tahun 1978, dengan membangun suatu proyek Perpustakaan umum perintis di kebon jahe Tanah Abang (Sekarang Perpustakaan Umum Kotamadya Jakarta Pusat).
D. Visi Misi Perpustakaan Umum Kotamadya Jakarta Pusat
Untuk menetapkan tujuannya, Perpustakaan Jakarta Pusat ini memiliki rencana jangka panjang maupun pendek yang terbungkus dalam sebuah visi dan misi.
Ø Visi
- Terwujudnya Perpustakaan modern dengan Pelayanan prima yang sesuai dengan standar internasional sebagai sarana layanan informasi, pendidikan, penelitian, rekreasi dan preservasi untuk menunjang pengembangan budaya bangsa.
- Membudayakan minat baca dalam upaya penguasaan IPTEK dan menjangkau seluruh masyarakat.
Ø Misi
Memberikan pelayanan kepustakaan yang berkualitas, didukung oleh fasilitas modern, tenaga professional dan berada dilingkungan masyarakat
Tujuan
Untuk meningkatkan pemberdayaan perpustakaan sebagai pusat pembelajaran bagi masyarakat
Sasaran
Peningkatan mutu sumber daya manusia masyarakat Jakarta pada khususnya.
Tugas Pokok
Melayani masyarakat umum dan kedinasan dalam bidang pustaka dan informasi.
Fungsi
- Pengaturan dan pendayagunaan bahan pustaka dan informasi sebagai pusat sumber belajar, layanan informasi, penelitian dan menumbuhkan minat, gemar, serta budaya membaca bagi seluruh lapisan masyarakat.
- Pemeliharaan dan pelestarian bahan pustaka dan informasi.
- Penghimpun dan pengolahan bahan pustaka dan informasi.
- Pelaksanaan urusan rumah tangga.
E. Publik internal dan eksternal Perpustakaan Umum Kotamadya Jakarta Pusat
Dalam sebuah instansi pasti ada beberapa publik internal dan eksternalnya. Berikut adalah anggota publik internal dan eksternal Perpustakaan Jakarta Pusat:
Ø Internal
- Kepala Kantor
- Kasubbag. Tata Usaha
- Kasie. Layanan dan Pemasyarakatan
- Kasie. Pengolahan dan Pelestarian
- Pustakawan
- Staff Tata Usaha
- Staff Pengolahan dan Pelestarian
- Staff Layanan dan Pemasyarakatan
- Dan keluarganya
Ø Eksternal
- Pemerintah
- Pelanggan
- Penerbit
- Media massa
- IPI
- Dan lain-lain
F. Analisis SWOT
Ø Fasilitas
- Keanggotaan sistem online
- Loker barang
- Tempat parkir
- Ruang Baca Remaja
- Ruang Audio Visual
- Ruang Internet
- Mobil Keliling
· Strenght ( kekuatan)
- Fasilitas yang ada cukup lengkap
· Weakness (kelemahan)
- Keamanan yang kurang terjamin
- Tempat kurang luas
· Opportunity (kesempatan)
- Perluasan lahan atau bangunan
- Mendapatkan perhatian dari pemerintah daerah
· Threats (ancaman)
- Mudah terjadinya kehilangan barang
- Penyalahgunaan fasilitas oleh pengguna
- Perpustakaan swasta yang lebih dapat mendayagunakan potensinya
Ø Sumber Daya Manusia
Berikut adalah beberapa staf dan pejabat Perpustakaan Jakarta Pusat
- Kepala Kantor : Yusnidar, S.H., M.H.
- Kasubbag. Tata Usaha : Rohati
- Kasie. Pengolahan dan Pelestarian : Daldiri
- Kasie. Layanan dan Pemasyarakatan : Abdul Haris, S.Sos
- Pustakawan : Sarti
- Staff Tata Usaha : keseluruhan berjumlah 8 orang
- Staff Pengolahan dan Pelestarian : keseluruhan berjumlah 4 orang
- Staff Layanan dan Pemasyarakatan : keseluruhan berjumlah 11 orang
· Strenght ( kekuatan)
- Kepengurusan yang jelas
· Weakness (kelemahan)
- Sangat minimnya pengurus dan staf anggota perpustakaan
- Hanya memiliki 1 pustakawan
- Kurang tenaga ahli yang yang berasal dari status pendidikan perguruan tinggi
· Opportunity (kesempatan)
- Menambah tenaga kerja dan tenaga ahli
- Membuka lowongan kerja bagi pustakawan ahli
- Pergantian posisi jabatan oleh pekerja yang lebih berpengalaman
· Threats (ancaman)
- Kinerja yang kurang professional
- Kurang efektif dan maksimal saat proses pelayannnya
Ø Koleksi
Perpustakaan Jakarta Pusat memiliki jumlah koleksi kurang lebih sebanyak 16.665 bahan pustaka yang terdiri dari buku fiksi dan non fiksi yang akan terus bertambah sesuai perkembangan zaman.
· Strenght ( kekuatan)
- Koleksi yang cukup untuk level perpustakaan daerah
- Mudah dalam pengurusannya
· Weakness (kelemahan)
- Tidak dipublikasikan jumlah perbandingan koleksi dari bulan ke bulan
- Tidak dipublikasikan pula secara rinci jenis-jenis koleksi bahan pustaka
· Opportunity (kesempatan)
- Meningkatkan koleksi bahan pustaka
- Mendapat perhatian yang serius dari pemerintah
· Threats (ancaman)
- Terbatasnya koleksi akan mengurangi ketertarikan pengunjung
- Pengunjung lama maupun baru dapat beralih ke perpustakaan lainnya
Ø Pelayanan
Perpustakaan Jakarta Pusat memiliki beberapa layanan, diantaranya adalah :
· Jam buka layanan sesuai SK Gunernur Propinsi DKI Jakarta Nomor 94 tahun 2004 tanggal 10 September 2004 yaitu :
- Senin - Kamis : Pukul 09.00 - 20.00 WIB
- Jum'at : Pukul 09.00 - 20.00 WIB (Istirahat Pukul 11.30 - 13.00 WIB)
- Sabtu - Minggu : Pukul 09.00 - 20.00 WIB
- Hari Libur Nasional : Tutup
· Layanan Stasioner, yaitu layanan yang dilakukan di kantor Perpustakaan Umum Kotamadya Jakarta Pusat meliputi:
- Layanan sirkulasi, peminjaman buku untuk dibawa pulang bagi mereka yang sudah menjadi anggota.
- Layanan baca ditempat bagi pengunjung yang belum menjadi anggota.
- Layanan Referensi, layanan baca ditempat baik bagi anggota maupun bukan anggota dalam rangka penelusuran informasi penelitian atau mencari informasi terbaru lewat koran, majalah yang telah disediakan.
- Layanan bercerita (Story Telling) bagi anak-anak usia dini sampai Sekolah Dasar.
- Layanan Audio Visual (AV) bagi remaja/ dewasa.
- Layanan permainan anak-anak TK/SD.
- Layanan konsultasi dalam hal pengelolaan perpustakaan.
- Layanan Extensi
- Layanan Perpustakaan Keliling.
- Layanan Peminjaman Buku Paket.
- Layanan Bimbingan pengelolaan Perpustakaan Fasilitas
· Strenght ( kekuatan)
- Memiliki peraturan yang jelas dari gubernur
- Perincian yang jelas pula pada jam-jam pelayanan
- Layanan yang beraneka macam
· Weakness (kelemahan)
- Terlalu repot dalam pengurusan layanan
- Terlalu memakan waktu
- Terlalu memakan biaya
· Opportunity (kesempatan)
- Meraih sebanyak-banyaknya pengguna agar mau mengunakan jasa perpustakaan
· Threats (ancaman)
- Resiko kehilangan koleksi semakin besar
- Koleksi mudah rusak
- Fasilitas harus sering dicek / diganti
BAB II
PENYAJIAN PROGRAM KERJA PUBLIC RELATION
Untuk merealisasikan tujuan lembaga atau institusinya, PR pasti akan menjalankan suatu tindakan yang sejalan dengan visi misi institusi tersebut. Agar lebih mudah dalam mengarahkan tindakannya PR membuat suatu rencana sebelumnya yang disebut dengan program kerja public relation. Disini tentu saja yang akan dibahas adalah program kerja PR Perpustakaan Jakara Pusat yang pada bab sebelumnya telah ditampilkan gambaran umumnya.
A. Program Kerja PR Perpustakaan Jakarta Pusat
Program kerja yang akan disajikan bernama Revolusi Perpustakaan Masyarakat Modern. Pemberian nama ini diharapkan agar perpustakaan dapat membuat perubahan besar, agar masyarakat menjadi sangat tergantung pada perpustakaan sebagai sumber informasi yang lengkap, relevan, akurat dan murah. Tentu saja dengan mengikuti perkembangan zaman dan menghadirkan inovasi-inovasi yang memberikan daya tarik bagi masyarakat.
Berdasarkan tujuan pernyataan di atas, maka program kerja yang disusun untuk direalisasikan selanjutnya dapat dirinci sebagai berikut :
1. Kampanye Peduli Perpustakaan yang dimulai dengan pendekatan individual.
2. Mengambil manfaat/mempergunakan kesempatan dalam program pemerintah.
3. Bekerjasama dengan organisasi di luar organisasi perpustakaan dalam hal :
a) Kompetisi Pustakawan Tahunan
b) Mensponsori mahasiswa pustakawan di Perguruan Tinggi
c) Best Student Award pada pelatihan sekolah-sekolah
d) Menuliskan kisah di media pers, televise dan radio penyiaran
e) Berkomunikasi dan bekerjasama dengan lembaga asosiasi lain dalam menyelesaikan proyek tertentu.
Kemudian dari program kerja tersebut dapat disimpulkan pula tujuan program tersebut, yaitu :
1. Membangun kesadaran diantara para pembuat keputusan mengenai pentingnya informasi serta untuk meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan guna meningkatkan kemudahan mengakses informasi di perpustakaan.
2. Meningkatkan pengetahuan mengenai segala aktivitas organisasi perpustakaan.
3. Membangun apresiasi publik mengenai peran perpustakaan dalam kehidupan keseharian mereka.
4. Meningkatkan pengertian yang lebih baik diantara publik tertentu (yang berpotensi dalam pengembangan organisasi perpustakaan)
5. Membangun rasa kebermanfaatan di antara para pustakawan profesional bahwa kontribusi mereka terhadap organisasi dapat meningkatkan pelayanan keseluruhan.
Untuk memudahkan dalam mengkomunikasikan program kerjanya, maka beberapa media digunakan dalam proses penyampaian kepada masyarakat, seperti :
- Pamflet
- Brosur
- Leaflet
- Katalog pameran
- Display/Pameran
- Jurnal internal (newsletter, majalah dinding)
- Papan pengumuman
- Daftar tambahan koleksi baru
- Intranet
- Banner
- Membuat undangan khusus kepada target pengunjung potensial
- Laporan berkala
- Laporan tahunan
Secara umum program kerja ini ditujukan untuk kedua belah pihak baik internal perpustakaan itu sendiri, maupun pihak eksternalnya. Antara lain :
- Anggota atau staf organisasi
- Anggota atau staf yang berpotensi
- Para pengambil keputusan, baik di area pemerintahan ataupun swasta.
- Pengguna perpustakaan
- Pengguna perpustakaan yang berpotensi khusus
- Para sponsor
- Organisasi perpustakaan yang lain
- Asosiasi profesi
- Para pustakawan
B. Hasil Program Kerja PR Terhadap Perpustakaan Jakarta Pusat
Setelah melihat program kerja PR, kemudian direalisasikan, baru kita dapat melihat hasil dari program kerja tersebut, apakah Perpustakaan Jakarta Pusat mengalami perkembangan kemajuan atau malah kemunduran. Selain melihat langsung kita juga dapat melihat perkembangan hasil melalui :
- Respon terhadap artikel dalam jurnal internal
- Masukan dalam rapat tim
- Kuesioner
- Jumlah hit dalam pengarahan intranet
- Pemberitaan dari media
- Komunikasi dua arah
- Kotak saran
Kemudian setelah mendapatkan hasilnya, akan dievaluasi dan dianalisis untuk tindak lanjut proses pembuatan program kerja kedepannya agar menjadi lebih baik lagi.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Setelah membahas gambaran umum dan program kerja PR Perpustakaan Jakarta Pusat, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan :
- Program kerja PR dibuat sejalan berdasarkan visi dan misi suatu instansi terkait, dalam makalah ini adalah Perpustakaan Jakarta Pusat.
- Tujuan pembentukan program kerja PR adalah untuk meminimalisir kesalahan pada saat pelaksanaan, mengurangi kegagalan, dan merealisasikan tujuan yang se’efektif dan se’efisien mungkin.
- Hasil kerja PR, berpeluang menentukan kemana arah perkembangan insititusi yang terkait, apakah maju atau bahkan mundur. Dalam makalah ini adalah Perpustakaan Jakarta Pusat.
- Evaluasi dan analisis setelah pelaksanaan kegiatan akan memberikan dasar atau perbandingan bagi pembentukan program kerja atau pelaksanaan kegiatan selanjutnya.
No comments:
Post a Comment